بررسی ارتقا رتبه کارکنان دانشگاه سامانه سپاری شد

اداره بهبود فرآیندها یکی از ارکان معاونت برنامه ریزی راهبردی اداره کل برنامه ریزی و معماری سازمانی می‌باشد و در راستای بهبود فرآیندهای دانشگاه ایفای نقش می کند.

این اداره پس از بررسی روندهای جاری سازمان، کسب تجربه از سوابق گذشته، تشخیص گلوگاههای مهم ایجاد صف در فرآیند و در آستانه فاز برنامه ریزی چهارمین برنامه راهبردی دانشگاه از اواخر سال ۱۴۰۰ علاوه براستخراج نقشه فرآیندهای دانشگاه که برای اولین بار در دانشگاه رونمایی شد، ضمن مصاحبه با متولیان امور در اداره‌های کل ستادی و تشکیل شناسنامه فرآیند برای هریک از فرآیندهای مهم و پر مخاطب، حسب ضرورت نیازهای سازمانی، صاحبان و یا مشتریان فرآیند با همکاری مرکز فناوری اطلاعات و در کسوت کارگروه مدیریت فرآیندهای دانشگاه اقدام به سامانه سپاری و بهبود نموده است. آنچه در زیر می‌آید گزارش برخی بهبودهایی است که از ابتدای سال ۱۴۰۲ در کارگروه تا کنون صورت گرفته است:

۱- سامانه سپاری کامل فرآیند ارتقا کارمندان دانشگاه

با توجه به لزوم شفافیت و دامنه بسیار وسیع این فرآیند که متوجه تمامی کارمندان دانشگاه، امور اداری تمامی واحدهای سازمانی، ارزیابان مدارک و اداره کل منابع انسانی می‌باشد و حجم بسیار زیاد مدارکی که به صورت دستی در پرونده ارتقا شغلی ارائه می‌شود و مشکلات متعددی که روند رسیدگی به پرونده را طولانی و مدت زمان انتظار ارباب رجوع را بالا می‌برد در اولویت رسیدگی قرار گرفت و پس از پیگیری‌های فراوان هم اکنون این فرآیند به طور کامل در سامانه جامع اداری و مالی دانشگاه سامانه سپاری شده و در مرحله پایش آزمایشی به سر می‌برد.

۲- فرآیند ملاقات حضوری با هیأت رئیسه دانشگاه

این فرآیند هم اکنون در سامانه میز خدمت الکترونیک دانشگاه با درج تیکیت درخواست ملاقات انجام می‌شود، اما پیگیری روند جریان کار بعد از اخذ نظر مقام مسئول حاضر در جلسه ملاقات، قابل رؤیت نیست و گردش کار از سامانه میز خدمت خارج شده و پیگیری لازم در سامانه دبیرخانه و گردش مکاتبات انجام می‌شود، لذا پس از اخذ تقاضای صاحب فرآیند برای بهبود، پیگیری‌های لازم انجام شد و به زودی تمامی امور مربوط به گردش کار برای استحضار متقاضی محترم بر روی سامانه میز خدمت قابل رؤیت خواهد شد

در جلسات هفتگی کارگروه مدیریت فرآیندهای دانشگاه، نزدیک به ۱۵ فرآیند از جمله فرآیند فرصت مطالعاتی، فرآیند پارسای پژوهش و فناوری، فرآیند بازنگری برنامه درسی، فرآیند نظام پیشنهادات در حال پیگیری است و نتایج جلسات بسیار رضایتبخش است و امیدواریم به زودی شاهد بهبودهای قابل توجه و ملموسی در فرآیندهای دانشگاه باشیم.